Nossas atividades diárias já eram remotas, uma vez que todo o processo de implantação e sustentação do onMobile e ERP Futura, eram realizadas preferencialmente nesta modalidade, ou seja, nosso time de analistas, alocados fisicamente na sede da onSoft, trabalhando e interagindo com nossos clientes por acesso remoto e telefone.

O que mudou foi que agora nosso time de analistas estava remotamente distribuído, em suas casas, de modo que qualquer interação entre eles necessitava de uma ligação de voz ou vídeo para ser realizada o mais próximo do que antes era a interação no escritório.

Sinceramente migrar de presencial para remotamente distribuído foi muito fácil, tecnologicamente falando, o principal desafio foi ajustar, como empresa, os processos de negócio para essa nova realidade.

Alguns processos de negócio precisaram ser reformulados, outros extintos e outros convertidos para o digital.

Um dos processos reformulado foi a comunicação.

Além da utilização dos já conhecidos softwares de conferência por vídeo, a comunicação por texto foi ampliada, saindo do e-mail para comunicadores instantâneos, em nosso caso, o Rocket.Chat

Um ponto crucial para que a comunicação em times remotamente distribuído flua é que esta seja de modo assíncrono e o mais público e transparente possível, de modo que o time esteja alinhado com o que está em andamento e possa se atualizar, a qualquer tempo, quando iniciar sua participação em uma conversa ou assunto.

Dos processos extintos, ou em extinção, destaco a utilização de e-mail. O e-mail ficou destinado a comunicação formal com o cliente, mais especificamente para contratos, envio de comunicados, etc. Para a comunicação interna, ele é desencorajado ao máximo.

Por último, um dos processos que passaram a ser digital, ou quase todo digital, foi o RH. Do registro de ponto, gestão de abono, faltas, espelho ponto, fechamento de banco, etc. Todo esse processo passou para um ferramenta on-line, a PontoMais. A utilização desta ferramenta nos permitiu acelerar os fechamentos mensais e fornecer total autonomia aos colaboradores para interagir com o RH, simplificando para todos.

Um dos maiores aprendizados foi saber balancear quando utilizar processos on-line, comunicação assíncrona aberta e assertiva e quando realizar uma reunião por vídeo.

Muitos processos foram ajustados ao longo desses 22 meses de trabalho remotamente distribuído. O aprendizado continua, em especial no ano de 2022, onde iniciaremos um novo modelo de trabalho, o trabalho híbrido, com times e colaboradores remotos, outros presenciais, outros parcialmente presencial, parcialmente remoto.

Você já trabalhou com times remotamente distribuído, quais foram suas experiências?